Diagrama De Afinidad.

Definición.

El Diagrama de afinidad es un método de categorización de la información creado por el antropólogo japonés Kawakita Jiro en la década de 1960. También se denomina Método KJ o Team Kawakita Jiro (TKJ) mediante el cual se clasifican varios conceptos en diversas categorías y se agrupan los elementos que estén relacionados entre si.

Forma parte de las siete herramientas básicas de calidad creadas en Japón en la década de los 70´ para la resolución de problemas en el tratamiento y organización de la información (brainstorming o lluvia de ideas) dentro de grupos de trabajo empresariales que tienen como objetivos preferentes la gestión de la Calidad.

Suelen utilizarlo para la resolución de problemas en el tratamiento y organización de la información para organizar posteriormente la información proporcionada en un brainstorming.

El uso de un Diagrama de Afinidad es un proceso
creativo que produce consenso por medio de la clasificación que hace el equipo
en vez de una discusión. El Diagrama fue creado por Kawakita Jiro y también es conocido como el método KJ.

Características.

1. Armar el equipo correcto

El lider del equipo o el facilitador asignado es normalmente responsable por dirigir al equipo a través de todos los pasos para hacer el Diagrama de Afinidad.

2. Establecer el problema
El equipo o grupo deberá inicialmente determinar el problema a atender. Es de gran ayuda determinar el problema en la forma de una pregunta.

3. Hacer Lluvia de ideas / Reunir Datos

Los datos pueden reunirse en una sección tradicional de Lluvia de Ideas además de los datos reunidos por observación directa, entrevistas y otro material de referencia.

4. Transferir datos a notas Post It

Los datos reunidos son desglosados en frases independientes con un solo
significado evidente y solo una frase registrada en un Post It.

5. Reunir los Post Its en grupos similares

Los Post It deberán colocarse en una pared o rotafilio de tal manera que todos los Post It puedan verse fácilmente. Luego, en silencio, los miembros del equipo agrupan los Post It en grupos similares. Los Post It que sean similares se consideran de “afinidad mutua.”

6. Crear una tarjeta de título para cada agrupación

Los Post It deberán leerse y revisarse una vez más con el fin de verificar si han sido agrupados de forma apropiada. Asignar un nombre a cada grupo de Post It por medio de una discusión en grupo. Este título deberá transmitir el significado de los Post It en muy pocas palabras. Este proceso se repite hasta que todos los grupos tengan un nombre. Cualquier Post It individual que no parezca encajar en ningún grupo puede incluirse en un grupo de “Misceláneos.”

7. Dibujar el Diagrama de Afinidad terminado

Después que los grupos estén ordenados, se deben pegar los Post Its en una hoja de rotafolio. Las tarjetas de los títulos se deberán colocar en la parte superior del grupo.

8. Discusión

El equipo o grupo deberá discutir la relación de los grupos y sus elementos correspondientes con el problema.

Relación con otras herramientas:

Un Diagrama de Afinidad generalmente se relaciona con:

Lluvia de Ideas

Diagrama de interrelaciones

Diagrama de Árbol

Diagrama de Causa y Efecto

Proceso

·         Expresar el problema

·         Se planteará una pregunta de que o cual es el problema.

·         Análisis de ideas

·         Cada integrante expondrá su opinión sobre el asunto en no más de un minuto, no se debe discutir ni criticar.  

·         Se pegarán una a una, en una pared o pizarra, y el autor de la idea explicará su significado en voz alta, se eliminarán ideas repetidas.

·         Clasificación

Los participantes, en silencio, agruparán las hojitas adhesivas en grupos, no se entrará conflicto únicamente se moverán las hojitas, si esto sucede el conductor duplicará dicha idea y la pondrá en los dos grupos.

Se crearán tarjetas que encabecen a cada grupo, el título de dicho grupo se consensuará con el grupo.

Las fichas que no estén encuadradas en ningún grupo se podrán agrupar en un grupo titulado VARIOS.

Se podrán grupos de segundo nivel dentro de cada grupo, incluso de tercer nivel si se estima necesario.

Relacionar ideas (Causa-efecto)

El equipo estudiará y valorará las posibles relaciones, vinculaciones o contradicciones que puedan encontrar entre sus elementos.

Se representarán por medio de flechas dichas relaciones y la valoración sobre su mayor o menor importancia.  

¿Cómo elaborar un diagrama de afinidad?

El modo de elaboración de estos diagramas se lleva a cabo por medio de esta metodología:

1)      Identificar el problema: se debe determinar cuál es el problema a solucionar, se puede realizar mediante preguntas.

2)      Reunir datos sobre posibles causas, estos se pueden agrupar mediante lluvia de ideas, entrevistas, grupos de trabajo…

3)      Estudiar los datos, se desglosan en frases independientes con un solo significado evidente.

4)      Unir datos por afinidad, una vez expuestas todas las ideas se van agrupando por temas “afinidad mutua”.

5)      Nombrar los grupos: En cada grupo de ideas se pone un titulo en común mediante una discusión en grupo.

6)      Elaborar el diagrama: Se dibuja el diagrama de afinidad.

7)     Confirmar los datos: Por último, se discute como han quedado los grupos y los elementos correspondientes al problema.

Ejemplo.

Cuestionario.

1.      ¿Que es un diagrama de afinidad?

R. Es un método de categorización de la información

2.     ¿Por quien fue creado este diagrama?

R. Fue creado por el antropólogo japonés Kawakita Jiro

3.     ¿En que año fue creado?

R. En la década de 1960

4.     ¿Con que otro nombre sele conoce al este diagrama?

R. Como Método KJ o Team Kawakita Jiro (TKJ)

5.     ¿Qué se clasifica en este método?

R. Se clasifican varios conceptos en diversas categorías y se agrupan los elementos que estén relacionados entre si.

6.     ¿Para que fue creado este diagrama?

R. Para la resolución de problemas en el tratamiento y organización de la información

7.     ¿Quién suele utilizar este diagrama?

R. Para la resolución de problemas en el tratamiento y organización de la información

8.     Posteriormente de su uso. ¿Qué sigue?

R. Para organizar posteriormente la información proporcionada en un brainstorming.

9.     Menciona dos procesos para su elaboración.

R. Expresar el problema

Se planteará una pregunta de que o cual es el problema.

10.   Menciona dos caracterizas para elaborar este diagrama

R.   1)      Identificar el problema: se debe determinar cuál es el problema a solucionar, se puede realizar mediante preguntas.

2)      Reunir datos sobre posibles causas, estos se pueden agrupar mediante lluvia de ideas, entrevistas, grupos de trabajo…

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